Een evenement was nog nooit zo populair. Dat komt met name door alle lockdowns die wij moesten ondergaan vanwege de corona crisis. Mensen willen weer in het echt verbinden met elkaar, nu we een paar jaar alleen maar online contact konden hebben. Daarnaast is een zakelijk evenement hét ding om jouw bedrijf op de kaart te zetten en jouw klanten te mogelijkheid te geven om met elkaar te netwerken.
Bepaal een budget
Voordat je überhaupt iets kunt gaan regelen voor je evenement, moet je bepalen welk budget je kunt uitgeven. Een evenement kost veel geld, het is belangrijk om daar rekening mee te houden. Je moet namelijk sprekers inhuren, een congreslocatie huren, apparatuur huren, je moet een catering regelen en wellicht wil je een goodiebag voor alle gasten.
Wat is het doel van jouw evenement, wat wil je ermee bereiken?
Waarom wil jij een zakelijk evenement organiseren? Wil je je naamsbekendheid vergroten, jezelf als expert positioneren of gewoon een live dag organiseren voor je klanten? Zodra jouw doel helder is, kun je de dag gaan inrichten om deze doelen te behalen.
Kies een locatie
De juiste locatie maakt of breekt je evenement. Een goede evenementenlocatie moet namelijk aan alle faciliteiten voldoen. Het is belangrijk dat de locatie goed bereikbaar is, zowel met het openbaar vervoer als met de auto. Daarnaast moet de locatie over voldoende parkeergelegenheid beschikken en ook plekken met laadpalen, zodat gasten met een elektrische auto hun auto kunnen laden.
Maak een programma
Nu ga je het programma opzetten. Welke tijden hanteer je, welke sprekers wil je uitnodigen en doe je andere activiteiten of workshops tussendoor? Je kunt ook ondernemers een stand aanbieden om zo wat kosten te drukken. En hoeveel tijd geef je de sprekers, hoeveel tijd neem je voor eten en andere activiteiten?
Het evenement promoten
Als je alles op papier hebt staan en mensen hebt ingehuurd, is het tijd om je evenement te gaan promoten. Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk gasten binnenhalen om quitte te draaien. Je kunt het evenement promoten via influencermarketing, door te werken met een early bird korting en je potentiële klanten kun je bereiken via social media.
DE dag
Als de dag van het evenement is aangebroken, ga je alles zo goed mogelijk in banen begeleiden. Zorg ervoor dat je een evenementenplanner hebt, die de boel samen met jou gaat runnen. Het is belangrijk dat de sprekers op tijd op het podium staan en ook op tijd er weer af gaan.
Als het evenement voorbij is
Zodra het evenement is afgelopen, kun je ervoor kiezen om de gasten een goodiebag te geven zodra ze weggaan. Je kunt hierin producten van andere ondernemers stoppen (deze kun je gratis vragen in rul voor bekendheid). Na afloop kun je nog een aantal mailtjes sturen en een upsell doen.
